COMUNE DI CAIAZZO
PROVINCIA DI CASERTA
Manuale per
la gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali
CAPO I
AMBITO DI APPLICAZIONE
E DEFINIZIONI
art. 1
Ambito di applicazione
1.
Il presente manuale disciplina la gestione del sistema per la
tenuta del protocollo informatico e dei flussi documentali del Comune di
Caiazzo.
art. 2
Normativa di riferimento
art. 3
Definizioni
1.
Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione
informatica, grafica, fotocinematografica, elettromagnetica, o di
qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, prodotti e
acquisiti ai fini dell'attività amministrativa.
2.
Per gestione documentale si intende l’insieme delle attività
finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione,
organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi
formati o acquisiti dall’amministra-zione comunale.
3.
Per protocollo si intende l’insieme delle procedure e degli
elementi attraverso i quali i documenti vengono trattati sotto il profilo
giuridico-gestionale.
4.
Per sistema di protocollo informatico si intende l’insieme delle
risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle
procedure informatiche utilizzate dal comune per la gestione dei
documenti.
5.
Per segnatura di protocollo si intende l’apposizione o
l’associazione all’originale del documento, in forma permanente e non
modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.
6.
Per titolario si intende lo strumento che consente di classificare,
in maniera logica, sistematica e coerente, la documentazione archivistica
che venga prodotta o comunque acquisita dal Comune di Caiazzo, durante lo
svolgimento dell’attività amministrativa.
CAPO II
IL DOCUMENTO
art. 4
Produzione dei documenti
1.
I documenti, secondo quanto disposto dall'art. 3 del Decreto leg.vo
12 febbraio 1993, n. 39, sono di norma prodotti tramite i sistemi
informatici.
2.
I documenti, secondo quanto disposto dall'art. 18 del D.P.R. 30
settembre 1963, n. 1409, sono beni inalienabili.
art. 5
Tipologia dei documenti
1.
I documenti si distinguono in documenti in arrivo, documenti in
partenza, documenti interni
2.
I documenti vanno di norma protocollati e gestiti secondo le
disposizioni e le eccezioni previste nel presente manuale.
3. Il presente
manuale individua i documenti da non protocollare.
art. 6
Documenti interni
1.
I documenti interni sono quelli scambiati tra uffici.
Essi si
distinguono in:
a.
documenti di preminente carattere informativo;
b.
documenti aventi rilevanza giuridica.
2.
I documenti interni di preminente carattere informativo sono di
norma memorie informali, appunti, brevi comunicazioni di rilevanza
meramente informativa scambiate tra uffici.
3.
I documenti interni aventi rilevanza giuridica sono quelli redatti
dal personale nell'esercizio delle proprie funzioni e al fine di
documentare fatti inerenti all'attività svolta e alla regolarità delle
azioni amministrative o qualsiasi altro documento dal quale possano
nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi.
art. 7
Documenti esclusi
dalla registrazione di protocollo
1. Sono
escluse dalla registrazione di protocollo le seguenti tipologie di
documenti:
a) tutti i
documenti che, per loro stessa natura, non rivestono alcuna rilevanza
giuridico-amministrativa presente o futura come stampe pubblicitarie od
informative, inviti, note di ricezione delle circolari;
b)
gazzette ufficiali, bollettini ufficiali della regione, libri, giornali,
riviste, e ogni sorta di pubblicazione;
c) gli
allegati, se accompagnati da lettera di trasmissione e, in genere, tutti i
lavori (studi, statistiche, ecc.) che, essendo accompagnati da lettera di
trasmissione, non necessitano di ulteriore protocollazione;
d) tutti i
documenti già soggetti a registrazione particolare su registri cartacei o
informatici autorizzati quali: annotazioni, trascrizioni, registrazioni
sugli atti dello stato civile, dell’anagrafe della popolazione e delle
liste elettorali; registrazioni sui ruoli matricolari; registrazione degli
atti da notificare a cura del messo comunale e da affiggere all’albo
pretorio da parte dell’addetto;
e) atti
relativi alle operazioni attinenti al censimento della popolazione o di
altri censimenti particolari;
f)
documenti non classificabili come corrispondenza. Se accompagnati da
lettera di trasmissione viene protocollata quest’ultima.
2. Ai sensi
dell’art. 53 – comma 5 – del D.P.R. 445/2000 non sono sottoposti a
protocollazione tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare
dell’Amministrazione, quali atti da scaricare sul registro albo o
notifiche, deliberazioni, determinazioni, ordinanze, decreti e fatture.
3. Sono
altresì esclusi dalla registrazione di protocollo, gli atti riservati
personali
art. 8
Uso del telefax
1.
I documenti pervenuti per mezzo di fax sono soggetti alla stessa
procedura di protocollazione degli altri documenti.
2.
Gli addetti all’Ufficio per la tenuta del protocollo provvedono
affinché i fax e tutti gli altri documenti aventi carattere di urgenza, o
che rivestano particolare importanza, siano ritirati ad horas presso
l’ufficio protocollo da parte del personale degli uffici comunali
destinatari, avendo cura questi ultimi di firmare, per ricevuta,
l’apposito registro.
3.
Copie dei fax pervenuti vengono consegnate al Sindaco e al
Segretario Comunale.
4.
Altri fax possono essere assegnati ad altri uffici comunali previe
direttive del Segretario Comunale.
5.
Gli atti pervenuti per fax rivestente
valore giuridico pervenuti presso il centro culturale di Palazzo Mazziotti
vengono protocollati presso l’ufficio protocollo del Comune.
art. 9
Uso
della posta elettronica
1. Al fine di velocizzare lo scambio di
informazioni tra uffici, con enti pubblici e privati e cittadini, nonché
per la funzionale gestione dei procedimenti amministrativi, dell’accesso e
della partecipazione agli stessi, gli uffici fanno uso della posta
elettronica. Allo scopo, i dirigenti responsabili delle strutture
provvedono all’acquisizione delle necessarie dotazioni strumentali nonché
alla formazione del personale.
2. Il documento pervenuto o trasmesso
mediante posta elettronica viene trattato in modo conforme alle tecniche
ed alla normativa vigente.
3. E’ giuridicamente rilevante la
corrispondenza pervenuta o inviata per posta elettronica all’Ufficio per
la tenuta del protocollo.
CAPO III
IL PROTOCOLLO
art. 10
Responsabile della
tenuta del protocollo
1.
Il responsabile delle attività connesse alla tenuta del protocollo
con sistemi informatici viene individuato dal Segretario Comunale.
2.
Il responsabile della tenuta del protocollo viene coadiuvato da
altre unità lavorative, responsabili del procedimento amministrativo e di
concerto con il responsabile del C.E.D., provvede a:
a) individuare gli utenti ed attribuire loro un livello di
autorizzazione all’uso di funzioni della procedura, distinguendo quelli
abilitati alla mera consultazione dell’archivio, o di parti di esso, da
quelli abilitati anche all’inserimento, modifica e aggiunta di
informazioni;
b)
verificare che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie
siano ripristinate entro 24 ore dal fermo delle attività di
protocollazione informatica;
c)
controllare il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione
delle attività di protocollazione e le funzionalità di accesso si interno
che esterno;
d) autorizzare le operazioni di
annullamento del protocollo;
e)
controllare l’osservanza delle presenti norme da parte del personale
addetto.
3. Il responsabile del procedimento,
cui l’atto afferisce, provvede a verificare che nell’ambito dei
procedimenti di cui è responsabile ciascun atto sia correttamente
protocollato e che tutte le informazioni relative allo stato del
procedimento siano correttamente e tempestivamente inserite ogni qualvolta
occorra un progresso nella esecuzione del procedimento stesso, con
particolare riferimento all’assegnazione dell’affare.
art. 11
Natura giuridica del registro di protocollo
1. Il
registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede della
tempestività e dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento,
indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a
produrre effetti giuridici.
2. Il
registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di
situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente e
dalla privacy.
3. Il
registro di protocollo, unico per tutto l’ente, si apre il 1° gennaio e si
chiude il 31 dicembre di ogni anno.
art.
12
Protocollazione con sistemi automatizzati
1. La
protocollazione dei documenti formati dal Comune o dallo stesso utilizzati
è effettuata, di norma, mediante sistemi informativi automatizzati.
2. Il protocollo gestito con sistemi
informatici deve:
a)
garantire la sicurezza e l’integrità dei dati;
b)
garantire la puntuale e corretta registrazione dei documenti in
entrata ed in uscita;
c)
consentire l’identificazione ed il rapido reperimento delle
informazioni riguardanti il procedimento ed il relativo responsabile;
d)
fornire informazioni statistiche sull’attività dell’ufficio;
e)
consentire, in condizioni di sicurezza, l’accesso esterno da parte
di soggetti autorizzati con le opportune garanzie a tutela dei diritti di
riservatezza dei terzi.
art. 13
Elementi obbligatori
ed elementi accessori della registrazione di protocollo
1. La
registrazione di protocollo contiene elementi obbligatori e elementi
accessori.
2. La
registrazione degli elementi obbligatori del protocollo è rilevante sul
piano giuridico in quanto contiene le indicazioni necessarie e
fondamentali per l’univoca, certa, efficace ed immediata identificazione
dei documenti.
3. La
registrazione degli elementi accessori del protocollo è rilevante sul
piano amministrativo, organizzativo e gestionale.
art. 14
Individuazione degli
elementi obbligatori della registrazione di protocollo
1. Gli elementi
obbligatori del protocollo, cioè rilevanti sul piano giuridico-probatorio,
sono i seguenti:
a.
numero progressivo di protocollo del documento, generato
automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
b.
data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal
sistema e registrata in forma non modificabile;
c.
mittente per i documenti ricevuti, destinatari per i documenti
spediti, registrati in forma non modificabile, con indicazione del cognome
e nome oppure della ragione sociale, seguiti dal luogo di residenza o
della sede;
d.
oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e.
ufficio assegnatario per i documenti in arrivo, ufficio che ha
prodotto il documento per quelli in partenza;
f.
riferimento, in caso di riscontro, del numero già esistente sul
precedente documento.
2. Il numero progressivo di protocollo è un numero ordinale costituito
da sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno solare.
3. Qualora i destinatari siano più di due, la registrazione a protocollo
potrà riportare il destinatario primo nominato ed il numero degli
ulteriori destinatari. In caso di petizioni o documenti simili, il
mittente sarà indicato con il nome del primo firmatario e della dicitura “
più altri”.
4. L’oggetto deve essere indicato in modo tale da rendere il documento
distinguibile da altri e che permetta l’individuazione della specifica
pratica cui si riferisce o di cui ne costituisce il presupposto per la
creazione.
art. 15
Inalterabilità,
immodificabilità, validità, annullamento
degli elementi obbligatori del protocollo
1. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo, ad
eccezione di quelli di cui alla lettera e) dell’articolo precedente, non
può essere modificata né integrata, né cancellata, ma soltanto annullata
mediante un'apposita procedura.
2. È
consentito, indipendentemente dal supporto materiale del registro di
protocollo (cartaceo, informatico, ecc.), l'annullamento di una
registrazione a protocollo solo attraverso l'apposizione della dicitura
"annullato".
3. L'apposizione della dicitura "annullato"
deve essere effettuata in maniera tale da consentire la lettura delle
informazioni originarie, nonché la data, l’identificativo dell’operatore e
gli estremi del provvedimento di autorizzazione.
art. 16
Individuazione
degli elementi accessori della registrazione di protocollo
1. La
registrazione di protocollo, in armonia con la normativa vigente, può
prevedere elementi accessori, rilevanti sul piano amministrativo,
organizzativo e gestionale, sempre che le rispettive informazioni siano
disponibili.
2. Il
responsabile della tenuta del protocollo, con proprio provvedimento e al
fine di migliorare l'efficacia e l'efficienza dell'azione amministrativa,
può modificare e integrare gli elementi accessori del protocollo.
art. 17
Tipologia
degli elementi accessori della registrazione di protocollo
1. Gli
elementi accessori del protocollo, gestiti e integrati in forma modulare
con gli elementi obbligatori, sono legati alle seguenti funzioni:
a.
gestione degli affari e dei procedimenti amministrativi;
b.
gestione delle banche dati, (relativamente a possibili ulteriori
informazioni da includere su ogni pratica es. P.I., C.F., telefoni ecc..).
2. Gli elementi accessori del protocollo
legati alla gestione degli affari e dei procedimenti amministrativi sono i
seguenti:
a.
data del documento;
b.
numero di protocollo del documento ricevuto;
c.
ora e minuto di registrazione;
d.
estremi del provvedimento di differimento dei termini di
registrazione;
e.
tipo di spedizione (ordinaria, espressa, corriere, raccomandata con
ricevuta di ritorno, telefax, ecc.);
f.
collegamento a documenti precedenti e susseguenti;
g.
indicazione degli allegati su supporto informatico;
h.
nominativo del destinatario di copia per conoscenza;
i.
unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo;
j.
nominativo del responsabile del procedimento amministrativo;
k.
oggetto del procedimento amministrativo;
l.
termine di conclusione del procedimento amministrativo;
m.
stato e tempi parziali delle procedure del procedimento
amministrativo;
n.
tipologia del documento amministrativo, con indicazione esplicita
di quello sottratto all'accesso o con accesso differito;
o.
immagine informatica del documento amministrativo.
art. 18
Unicità
del numero di protocollo
1. Ogni numero di protocollo individua un unico documento e, di
conseguenza, ogni documento reca un solo numero di protocollo.
2. Non è consentita la protocollazione né la trasmissione di un
documento recante un numero di protocollo già utilizzato, neppure se
l'affare o il procedimento amministrativo si esaurisce con un documento
ricevuto e la risposta al medesimo nello stesso giorno di protocollazione.
art. 19
Riservatezza temporanea
delle informazioni
1. Per i procedimenti amministrativi per i quali si renda necessaria la
riservatezza temporanea delle informazioni, cioè il differimento dei
termini di accesso, è prevista una forma di accesso riservato al
protocollo unico.
2. Il
responsabile dell'immissione dei dati deve indicare contestualmente alla
registrazione a protocollo anche l'anno, il mese e il giorno, nel quale le
informazioni temporaneamente riservate divengono soggette alle forme di
pubblicità previste dalla normativa vigente.
art. 20
Il protocollo unico
Gli uffici afferiscono ad un protocollo
unico generale per tutta la corrispondenza da e per il Comune. Il
Segretario Comunale individua gli Uffici Comunali che per motivi
organizzativi sono autorizzati alla protocollazione informatica della
corrispondenza, sia in partenza che in arrivo, direttamente dai singoli
uffici, per gli atti di loro competenza, mediante collegamento al sistema
di protocollo informatico.
art. 21
Il
protocollo riservato
1. Sono previste particolari forme di riservatezza per la registrazione
e l’accesso al protocollo unico per:
a.
documenti legati a vicende di persone o a fatti privati o
particolari;
b.
documenti di carattere politico e di indirizzo che, se resi noti,
possano ostacolare il raggiungimento degli obiettivi prefissati;
c.
documenti dalla cui conoscenza possa derivare pregiudizio a terzi o
al buon andamento dell’attività amministrativa;
d.
documenti riguardanti i dati sensibili di cui all’art. 22 della
legge 675/96 e relativi all’ordine pubblico e la prevenzione e repressione
dei reati: in particolare la corrispondenza tenuta dai tribunali con
l’Ufficio Servizi Sociali e quella riguardante atti di polizia
giudiziaria, soprattutto di pertinenza del Comando di Polizia Municipale.
2. Il responsabile della tenuta del
protocollo dispone la registrazione riservata informatica dei documenti di
cui alle lettere a), c) e d) del precedente comma. La registrazione è
effettuata da personale all’uopo autorizzato, con strumenti informatici
opportunamente predisposti, in modo tale da renderli crittografati nel
registro di protocollo generale, sia informatico che cartaceo. Tali
documenti, dopo le operazioni di protocollazione, vengono reinseriti nella
busta opportunamente chiusa ed inviati agli uffici di destinazione
3.. Il Responsabile della tenuta del
protocollo provvede alla trasmissione dei documenti di cui alla lettera b)
del comma precedente, al Sindaco, per la loro registrazione sul protocollo
riservato, omettendone la registrazione sul protocollo generale.
art. 22
Consultabilità
dell'archivio riservato
1.
Il complesso dei documenti per i quali sia stata attivata la
registrazione a protocollo con accesso riservato costituisce l'archivio
riservato.
2.
I documenti e i fascicoli dell'archivio riservato sono soggetti
all’accesso con le modalità e nei termini previsti dalla normativa
vigente.
art. 23
Stampa del registro
di protocollo informatizzato
1. Si provvede
quotidianamente alla stampa del registro giornaliero di protocollo entro
le ore 13:00 di ogni giorno lavorativo e nel caso di rientro pomeridiani
alla chiusura degli uffici al pubblico .
2. Dal 10° al
15° giorno di ogni mese, si provvede alla stampa del registro di
protocollo del mese precedente.
art. 24
Registro di emergenza
3.
Il responsabile della tenuta del protocollo o, in caso di sua
assenza, altro incaricato, autorizza lo svolgimento manuale delle
operazioni di registrazione di protocollo sul registro di emergenza,
mediante l’apposizione della propria firma, ogni qualvolta per cause
tecniche non sia possibile utilizzare la procedura informatica.
4.
Il registro di emergenza è analogo a quello previsto dal Regio
Decreto 25 gennaio 1900 n. 35 ed utilizza una numerazione progressiva,
riferita alle registrazioni di emergenza, composta dal numero seguito
dalla lettera “e”. Tale numerazione progressiva inizia il 1° gennaio e si
chiude il 31 dicembre di ogni anno.
5.
Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora
di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della
funzionalità del sistema.
6.
Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si
prolunghi oltre ventiquattro ore, il responsabile per la tenuta del
protocollo può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi
successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno
riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. Per ogni
giornata di registrazione manuale è riportato sul registro di emergenza il
numero totale di operazioni registrate manualmente.
7.
Nel registro di emergenza sono protocollati in via prioritaria i
documenti per i quali riveste rilevanza l’effettiva data di ricevimento o
di partenza. Per gli altri documenti, il responsabile del protocollo ne
può autorizzare il differimento delle operazioni di registrazione, facendo
constare ciò in apposito verbale.
8.
Le informazioni relative ai documenti protocollati manualmente sono
inserite nel sistema informatico utilizzando una apposita funzione di
recupero dei dati, entro dieci giorni dal ripristino della funzionalità
del sistema..
art. 25
Segnatura di protocollo
1. Il progressivo di
protocollo, apposto o associato al documento mediante l’operazione di
segnatura di protocollo, può essere composto da un numero di cifre
inferiore a sette. Esso deve essere sempre indicato contestualmente alla
data di registrazione.
art. 26
Accesso interno alle
informazioni
1. Il responsabile della tenuta del
protocollo d’intesa con il Segretario Comunale abilita l’accesso ai dati
da parte degli utenti appartenenti all’amministrazione, nonché la ricerca,
la visualizzazione e la stampa di tutte le informazioni relative alla
gestione dei documenti prevedendosi:
a)
abilitazione agli operatori dell’ufficio per la tenuta del
protocollo, per lo svolgimento delle ordinarie funzioni di protocollazione
e di ricerca;
b)
abilitazione ad alcuni operatori dell’ufficio per la tenuta del
protocollo, per le operazioni di registrazione e di ricerca al protocollo
riservato;
c)
abilitazione agli operatori degli uffici autorizzati alla
protocollazione diretta, per la registrazione e la ricerca dei dati di
rispettiva competenza;
d)
abilitazioni specifiche previste dalla normativa per l’accesso ai
dati personali ed in particolare a quelli sensibili.
2. Gli addetti all’ufficio per la tenuta
del protocollo, in considerazione delle particolari e delicate
informazioni di cui possono venire a conoscenza in ragione del loro
servizio, sono tenuti in modo particolare al rispetto del segreto
d’ufficio.
art. 27
Accesso esterno alle informazioni
1. Per quanto riguarda l’esercizio del
diritto di accesso ai documenti, di cui alla normativa vigente, il
Segretario Comunale autorizza il richiedente all’acquisizione di notizie
desumibili dal protocollo informatico nel rispetto delle norme di legge.
2. L’accesso alle informazioni contenute
nel registro di protocollo informatico da parte dell’interessato viene
effettuato sia presso l’Ufficio per la tenuta del protocollo sia presso
gli altri uffici abilitati. Per l’accesso ai dati contenuti solo sul
protocollo cartaceo l’ufficio, compatibilmente con le attività ordinarie,
provvede quanto prima e comunque non oltre sette giorni dalla richiesta,
semprechè la ricerca sia circoscritta a periodi temporali di registrazione
non superiori a tre mesi. Ricerche più ampie devono essere autorizzate dal
Responsabile della tenuta del protocollo d’intesa con il Segretario
Comunale, che ne determinano tempi e modalità.
3. Le funzioni minime utilizzate per
l’accesso, da parte di pubbliche amministrazioni attraverso la rete
unitaria delle pubbliche amministrazioni, consistono:
a. nel numero di protocollo, data di
ricezione ed informazioni complete sull’oggetto dei documenti, attraverso
l’indicazione di una parte o di tutte le seguenti informazioni:
1 – oggetto, specificato anche
parzialmente;
2 – mittente o destinatario;
b. nell’ufficio di appartenenza del
responsabile del procedimento, attraverso l’indicazione del numero di
protocollo di un qualsiasi documento presentato al Comune;
c. nell’ufficio di appartenenza del
responsabile del procedimento, attraverso l’indicazione del numero di
protocollo di un qualsiasi documento prodotto dal Comune.
4. L’accesso per via telematica alle
informazioni avviene, previa identificazione del soggetto richiedente,
attraverso una procedura informatica basata sull’utilizzo di sistemi di
cifratura e di firma digitale.
Art. 28
Accesso dei
Consiglieri comunali
Non è consentito un
indiscriminato accesso al protocollo, ma l’acquisizione di notizie
desumibili da esso è possibile compatibilmente con lo svolgimento
dell’attività amministrativa e laddove il Consigliere identifichi con
precisione gli oggetti del protocollo nel rispetto del principio di
pertinenza per lo svolgimento del mandato.
art. 29
Controlli sugli accessi
1. La procedura deve
consentire l’utilizzazione delle funzioni previste dal sistema di
protocollo informatico solo al personale abilitato e nei limiti del
livello di autorizzazione concesso.
2. La procedura deve
provvedere alla registrazione degli interventi di modifica e di accesso ai
dati, unitamente alla data ed all’identificativo dell’operatore in modo
che ne risulti agevole il controllo ai fini della verifica della
legittimità delle operazioni compiute.
3. L’accesso non consiste
nella diretta consultazione da parte di chiunque del protocollo
informatico e del supporto cartaceo al fine di tutelare la riservatezza
dei dati sensibili così come indicati dal codice sulla privacy di cui al
D.Lgs. n. 196/2003.
CAPO IV
SISTEMA INFORMATIVO
DOCUMENTARIO
art. 30
Disposizioni
sull'apertura
della corrispondenza in arrivo
1. La corrispondenza in arrivo va aperta
dall’addetto al protocollo nel medesimo giorno lavorativo di ricezione e
contestualmente protocollata.
2. La
corrispondenza non viene aperta nei seguenti casi:
a.
corrispondenza riportante l'indicazione "offerta", "gara
d'appalto", "concorso" o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca
la partecipazione ad una gara;
b.
corrispondenza indirizzata nominativamente oppure riportante
l'indicazione "riservata", "personale", "confidenziale" o simili, o
comunque dalla cui confezione si evinca il carattere di corrispondenza
privata;
3. Sulla base di quanto descritto nel
precedente comma 2, la corrispondenza va inoltrata, nel caso di una gara,
direttamente all'unità organizzativa responsabile del procedimento
amministrativo oppure, nel caso di corrispondenza privata, direttamente al
destinatario.
4. Il personale che si accorga di aver
ricevuto tra la propria corrispondenza un documento inerente a
procedimenti amministrativi o affari di competenza dell'Amministrazione
comunale deve consegnarlo o farlo pervenire tempestivamente all’ufficio
protocollo, per la conseguente registrazione e segnatura.
art. 31
Protocollazione
della busta di una gara
1. La corrispondenza riportante
l'indicazione "offerta", "gara d'appalto", "concorso" o simili o comunque
dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara, non viene
aperta ma viene protocollata in arrivo con l'apposizione del numero di
protocollo e della data di registrazione direttamente sulla busta (plico o
simili).
2. Il responsabile del procedimento
amministrativo relativo ad una gara, ne comunica all’Ufficio per la tenuta
del protocollo la data e l’ora di scadenza della presentazione delle
offerte, avendo cura di far corrispondere quest’ultima con l’ora di
chiusura dell’ufficio stesso.
3. Aperta la busta (plico o simili), il
responsabile del procedimento amministrativo provvede a riportare il
numero di protocollo e la data di registrazione già assegnati al
documento, conservando la busta (plico o simili) come allegato.
4. Espletata la gara e trascorsi i termini
di legge per eventuali ricorsi, possono essere eliminate le buste (plichi
e simili).
art. 32
Protocollazione
del documento in arrivo
1. L'ufficio protocollo e gli altri Uffici
Comunali abilitati provvedono alla registrazione del documento in arrivo,
con l'assegnazione degli elementi obbligatori del protocollo, nello stesso
giorno di ricevimento.
2. In caso di impedimento alla
registrazione di protocollo di tutti gli atti, nello stesso giorno di
presentazione, viene data priorità a quelli per i quali riveste
particolare importanza la puntuale protocollazione. Qualora dalla mancata
registrazione a protocollo del documento nel medesimo giorno lavorativo di
ricezione possa venire meno un diritto di terzi, con motivato
provvedimento del responsabile del servizio di protocollo si differiscono
i termini di registrazione a protocollo.
3. Per differimento dei termini di
registrazione si intende il provvedimento con il quale vengono individuati
i documenti da ammettere alla registrazione differita, le cause e il
termine entro il quale la registrazione a protocollo deve comunque essere
effettuata.
4. Qualora venga erroneamente registrato un
documento di competenza di terzi (altro ente, altra persona fisica o
giuridica), la registrazione va annullata con le procedure descritte
all'art. 15, utilizzando un altro numero di protocollo per la trasmissione
a chi di competenza.
5. E’ fatto assoluto divieto agli addetti
dell’Ufficio per la tenuta del protocollo la attribuzione del numero di
protocollo a documenti che non sono presentati materialmente all’ufficio
stesso e quindi la sua comunicazione per mezzo del telefono o con altri
strumenti.
6. Le lettere anonime non vengono
protocollate se intestate genericamente al Comune. Se specificamente
indirizzate, sono inviate al destinatario, il quale ne potrà disporre la
protocollazione.
7. Le lettere con firma illeggibile vengono
protocollate con la dicitura “firma illeggibile” quale mittente.
art. 33
Rilascio di ricevuta
del documento in arrivo
1. Qualora un documento sia consegnato
personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto
il rilascio di una ricevuta attestante l'avvenuta consegna, gli addetti
all’ufficio per la tenuta del protocollo oppure altri Uffici Comunali
abilitati provvedono con procedura informatica oppure mediante segnatura
del numero e data di protocollo sulla copia della prima pagina del
documento stesso..
2. La ricevuta è rilasciata con procedura
informatica mediante l’utilizzo di un modulo predefinito che deve essere
debitamente firmato dall’operatore.
3. Nel caso in cui è rilevata la precisa
indicazione dell’ora e dei minuti della consegna dei documenti e non vi
sia concordanza tra il momento di presentazione e quello di stampa della
ricevuta, il personale addetto all’ufficio è autorizzato a indicare l’ora
ed i minuti effettivi di presentazione
4. Gli addetti all’ufficio per la tenuta
del protocollo non possono rilasciare ricevute per documenti che non siano
soggetti a regolare protocollazione e la semplice apposizione del timbro
datario dell’ufficio per la tenuta del protocollo sulla copia, non ha
alcun valore giuridico e non comporta alcuna responsabilità del personale
dell’ufficio in merito alla ricezione ed all’assegnazione del documento.
5. Per certe tipologie di documenti in
arrivo si può prevedere la loro preventiva visione dall'unità
organizzativa responsabile del procedimento amministrativo al fine di
rilevarne la completezza e la regolarità.
art. 34
Trasmissione dei
documenti e determinazione dell'unità organizzativa
responsabile del documento in arrivo
1. Dopo essere stato protocollato
dall’addetto e dopo l’assegnazione a cura del Segretario comunale, il
documento in arrivo passa al responsabile dell’area, per la determinazione
di competenza e la necessaria assegnazione all'unità organizzativa
responsabile del procedimento amministrativo e al Sindaco per opportuna
conoscenza.
2. La trasmissione dei documenti
dall’ufficio per la tenuta del protocollo alle strutture competenti,
avviene mediante l’utilizzo di strumenti informatici di lettura ottica e
di posta elettronica. In carenza di dette attrezzature, i documenti in
arrivo sono trasmessi in originale e per competenza all’unità
organizzativa responsabile.
3. Qualora un documento tratti più
argomenti, imputabili a procedimenti amministrativi diversi, è possibile
farne il necessario numero di copie per l’inoltro di ciascuna di esse ai
corrispondenti responsabili.
art. 35
Compiti del
responsabile
del procedimento amministrativo
sul documento in arrivo
1. Spettano al responsabile del
procedimento amministrativo le incombenze relative alla gestione del
documento e alla registrazione delle informazioni ad esso collegate, cioè
degli elementi accessori del protocollo (classificazione, fascicolazione,
termini di conclusione del procedimento amministrativo, etc.) ed in
particolare quelle utili a fornire informazioni sul legame esistente tra
ciascun documento registrato, il fascicolo e il singolo procedimento cui
esso è associato.
art. 36
Protocollazione di un
documento
informatico in arrivo
1. Il documento informatico in arrivo va
protocollato mediante l'apposizione contestuale della firma digitale,
all’atto della sua completa attuazione, del responsabile del servizio di
protocollo, con le procedure stabilite dalla normativa vigente.
art. 37
Protocollazione di un
documento
informatico in partenza e interno
1. Il documento
informatico in partenza e il documento informatico interno vanno
protocollati mediante l'apposizione contestuale della firma digitale
dell'autore, cioè del responsabile del procedimento amministrativo, con le
procedure stabilite dalla normativa vigente.
art. 38
Protocollazione della
posta in partenza
1. La protocollazione della posta in
partenza è effettuata dall’addetto al protocollo generale o direttamente
dai singoli settori/servizi se ed in quanto gli stessi sono collegati ed
abilitati al sistema di protocollo informatico e preventivamente
autorizzati. In tal caso spettano al responsabile del procedimento
amministrativo le incombenze relative alla produzione e alla gestione del
documento in partenza, cioè la registrazione degli elementi obbligatori e
degli elementi accessori del protocollo.
2. E’ assolutamente vietato da parte degli
addetti all’Ufficio per la tenuta del protocollo, attribuire
telefonicamente o con qualsiasi altro mezzo numeri di protocollo, essendo
tenuti essi stessi alle operazioni di registrazione e di segnatura che
abbisognano della materiale disponibilità del documento.
3. Ogni documento in partenza deve trattare
un unico argomento, indicato in modo tale che esso risulti sempre
distinguibile da altri e ne risulti certa l’individuazione della specifica
pratica cui si riferisce, e riportato, a cura dell’autore, nello spazio
riservato all’oggetto. Ogni documento in uscita dovrà indicare il
nominativo del responsabile del servizio, il nominativo del responsabile
del procedimento, i giorni e gli orari di ricevimento al pubblico, il
numero telefonico diretto.
4. Le firme e le sigle necessarie alla
redazione e alla perfezione giuridica del documento in partenza vanno
apposte prima della sua protocollazione
5. La confezione (busta, plico o simili)
del documento in partenza deve riportare l'ufficio cui afferisce il
responsabile del procedimento amministrativo
6. Qualora i destinatari siano più di due,
la registrazione a protocollo potrà riportare il destinatario primo
nominato ed il numero degli ulteriori destinatari oppure, per i documenti
particolarmente rilevanti, rinviare all'elenco dei destinatari che deve
essere conservato in allegato alla minuta a cura del responsabile del
procedimento relativo.
7. Per gli inviti a gare pubbliche può
utilizzarsi, per indicare i destinatari, la dizione “Varie ditte loro
sedi”. L’ufficio che ha indetto la gara conserva, in allegato alla copia
del documento spedito, l’elenco dei destinatari
art. 39
Affrancatura
corrispondenza in partenza
art. 40
Ritiro e consegna posta all’Ufficio Postale
1. L’addetto alla consegna della
corrispondenza presso l’Ufficio Postale provvede anche al ritiro della
corrispondenza in arrivo entro le ore 09:30.
art. 41
Ritiro e consegna posta agli uffici comunali
1. Gli addetti degli Uffici Comunali
provvedono al ritiro quotidiano della corrispondenza presso l’Ufficio
Protocollo tutti i giorni dalle ore 8:30 alle ore 9:30 e dalle ore 12:00
alle ore 13:00, avendo cura di firmare per ricevuta.
art. 42
Personale
1.
Il personale assegnato all’Ufficio per la tenuta del protocollo
deve possedere le seguenti competenze:
a)
conoscenza approfondita dell’organizzazione comunale;
b)
conoscenza di base di strumenti e tecniche per la raccolta, la
registrazione e l’archiviazione delle informazioni;
c)
conoscenza adeguata per l’uso di strumenti informatici e telematici;
d)
conoscenza giuridico-amministrativa di base.
2. La formazione e
l’aggiornamento del personale deve assicurare:
a)
conoscenza relativa ai processi di semplificazione ed alle
innovazioni procedurali inerenti la protocollazione ed archiviazione dei
documenti, introdotti nelle amministrazioni pubbliche;
b)
conoscenza di base delle dinamiche relazionali;
c)
conoscenza di strumenti e tecniche per la costruzione di supporti
di comunicazione (cartacei, video, telematici).
art.
43
Norme transitorie
Le norme del
presente manuale, relative all’adozione di strumenti informatici di
lettura ottica e di posta elettronica, collegato al protocollo generale,
per le finalità di gestione dei procedimenti amministrativi, dell’accesso
e della partecipazione agli stessi, ai sensi della L. 7 agosto 1990, n.
241, si intendono vincolanti se ed in quanto tale strumentazione risulta
acquisita ed operante all’interno dell’ente. La vincolatività di tali
disposizioni è fatta constare e quindi resa operante con provvedimento
della Giunta Comunale.
Il presente manuale
è reso accessibile anche tramite pubblicazione sul sito internet del
Comune ai sensi della normativa vigente.
